Procesoptimering - BPM

Business Process Management (BPM)

Fokus på styring af processer i hele forretningen
Hvad får du som kunde ud af at arbejde med BPM?
 

BPM er en procesoptimeringsmetode som anvendes for at forbedre Din virksomheds muligheder for at skabe øget værdi i en mere og mere kompleks og omskiftelig verden.

Der er tale om en metodik der løbende har fokus på at styre og optimere de samlede processer, med henblik på at øge effektiviteten og værdiskabelsen i hele forretningen.

Mange virksomheder har beskrevet og dokumenteret deres IT processer og muligvis også enkelte forretningsprocesser. For at få den fulde gevinst af arbejdet med procesoptimering, er det dog nødvendigt at alle væsentlige forretningsområder involveres idet der typisk ligger mange gevinster gemt i koblingen mellem IT og de øvrige forretningsområder.

I mange tilfælde ses det at enkelte afdelinger eller divisioner er fokuseret på deres egen del af processen – med dertilhørende risiko for suboptimering samlet set. Dette nedbryder værdi for den samlede virksomhed.

Fordele og gevinster ved arbejdet med BPM:

Forretningen som helhed:

• Bedre strategisk styringsgrundlag der hænger sammen med den overordnede strategi (opsatte KPI mål hænger sammen med den øvrige strategi)
• Hurtigere omstillingsevne
• Bedre sammenhæng mellem forretning og it
• Optimere opgaver på tværs af organisationen
• Nytænkning af opgaveløsningsmodeller
• Fokus på den tidsmæssige del af den samlede proces, før ydelsen er produceret/leveret

Økonomi:

• Øget vækst og øget indtjening
• Forbedret performance 
• Færre processer – øget effektivitet – øget dokumentation af processerne
    

Kunder:

• Øget kundefokus à øgt kundetilfredshed
• Bedre forståelse af hver enkelt afdeling eller divisions bidrag til den samlede værdiskabelse for kunden (processen fra start til slut i værdikæden dokumenteres).
       

Processer:

• Effektive og målbare processer à øget kundeservice
      

Medarbejdere:

• Større medarbejdertilfredshed
• Større udnyttelse af medarbejder ressourcer

Udfordringerne:

• Topledelsen skal forpligte sig i arbejdet med procesoptimeringen. De skal samtidig sætte de overordnede rammer for BPM arbejdet.
• Typisk er virksomheder funktionsopdelte med salgsafdeling, produktionsafdeling etc. og er ikke vant til at arbejde procesorienteret på tværs af områderne. (afdelingerne optimerer hver for sig uden fokus på det samlede resultat). Arbejdet med BPM gør at virksomheden sikrer at der er fokus på den samlede værdiskabelse i procesoptimeringsarbejdet.

Procesoptimeringsarbejdet må ikke ende med blot at blive en dokumentation af arbejdsgange uden egentlig værdi for virksomheden à procesoptimeringsarbejdet skal føre til forbedrede og mere effektive processer som i sidste ende tilfører værdi til virksomheden.
     
     
Optimeringsprocessen kan deles op i følgende faser:

    1. Dokumentation af de samlede processer i virksomheden (overblik over værdikæden)
    2. Dokumentation af processer der dokumenterer virksomhedens kernekompetencer og differentieringspotentiale (processer der kan tilføre direkte værdi til virksomheden)
    3. Dokumentation af processer der er nødvendige for at drive virksomheden
    4. Dokumentation af processer der med fordel kan outsources
    5. Dokumentation af mulige effektiviseringstiltag/procesoptimeringsforslag
    6. Effektuering af de angivne forslag
     
Kortlægning af processer foregår typisk ved at gennemføre interview og workshops blandt de medarbejdere og ledere, som arbejder med den pågældende proces.

Følgende spørgsmål kan med fordel diskuteres:
Hvis du kun har 70%-80% af de nuværende ressourcer til rådighed fremadrettet – Hvordan vil du så tilrettelægge dit arbejde under forudsætning af at alt nuværende arbejde skal laves og omkostningerne ikke må øges?   

Den finansielle sektor – Udfordringerne fremadrettet:

• Ændrede markedsvilkår
• Øget regulering og lovgivning, compliance, Basel III, EU bankunion etc.

    
Arbejdet med procesoptimering i finansielle virksomheder vil være med til at skabe:

• Øget gennemsigtighed i finansielle ydelser
• Dokumentation af service og omkostningsniveau og mulighederne for forbedring af disse
• Opfyldelse af krav til dokumentation i forhold til lovgivningsmæssige bestemmelser
• Kobling af eksisterende it- og forretningsprocesser i takt med udbud af nye produkter ved brug af de stadig  mere avancerede og fleksible it-systemer